Нанимаете сотрудников в США: юридические и налоговые аспекты найма, оформление W-2 и 1099

Найм сотрудников или подрядчиков в США — это важный шаг для развития бизнеса, который требует понимания юридических и налоговых аспектов. Неправильное оформление может привести к штрафам и проблемам с IRS. В этой статье мы разберём, как правильно оформить сотрудников по W-2 и подрядчиков по 1099, какие налоги нужно учитывать и как работать с нерезидентами.

1. Сотрудники и подрядчики: в чём разница?

1.1. Кто такие W-2 сотрудники?

Сотрудники, оформленные по форме W-2:

• Работают на постоянной основе под управлением работодателя.
• Получают регулярную зарплату, отпускные и другие льготы.
• Налоги на их доход удерживаются работодателем.

1.2. Кто такие подрядчики (1099)?

Подрядчики, оформленные по форме 1099:

• Работают на основании договора и не подчиняются строгому контролю работодателя.
• Самостоятельно оплачивают свои налоги.
• Не получают льготы, такие как медицинская страховка или оплачиваемый отпуск.

2. Как правильно оформить сотрудников по W-2?

Шаг 1. Зарегистрируйте компанию в IRS как налогового агента

Получите идентификационный номер работодателя (EIN), чтобы удерживать налоги с зарплаты.

Шаг 2. Оформите налоговые формы

• Форма W-4: Заполняется сотрудником для указания налоговых вычетов.
• Форма I-9: Подтверждение права сотрудника на работу в США.

Шаг 3. Удерживайте налоги

Как работодатель, вы обязаны удерживать из зарплаты:

• Федеральный подоходный налог.
• Social Security и Medicare.
• Налоги штата (если применимо).

Шаг 4. Подайте годовую форму W-2

В конце года вы должны предоставить сотруднику и IRS форму W-2 с указанием удержанных налогов.

3. Как оформить подрядчиков по 1099?

Шаг 1. Подготовьте контракт

Заключите письменное соглашение, в котором чётко указаны:

• Условия работы.
• Платёжные обязательства.
• Ответственность сторон.

Шаг 2. Запросите форму W-9

Эта форма содержит информацию о подрядчике, включая его налоговый идентификатор (SSN или EIN).

Шаг 3. Выплатите доход без удержания налогов

Подрядчики сами несут ответственность за уплату налогов, включая self-employment tax.

Шаг 4. Подайте форму 1099-NEC

Если вы выплатили подрядчику более 600 $ за год, вы обязаны отправить форму 1099-NEC в IRS и подрядчику.

4. Особенности работы с нерезидентами

4.1. Кто считается нерезидентом?

Человек, который не имеет статуса резидента США и не проживает на территории страны на постоянной основе.

4.2. Налоги на выплаты нерезидентам

• Выплаты нерезидентам подлежат удержанию налога по ставке 30%, если не применяется международный налоговый договор.
• Используйте форму W-8BEN для подтверждения статуса нерезидента.

4.3. Исключения

Многие международные налоговые договоры позволяют снизить или избежать удержаний при предоставлении соответствующей документации.

5. Налоговые последствия для работодателя

• FICA налоги: Вы обязаны уплачивать Social Security и Medicare за сотрудников.
• Федеральные налоги на безработицу (FUTA): Применяются только для сотрудников W-2.
• Штрафы за неправильное оформление: Неверное определение статуса работника (W-2 или 1099) может привести к штрафам от IRS.

6. Как минимизировать риски?

• Определите правильный статус работника. Используйте тест IRS для различения сотрудников и подрядчиков.
• Соблюдайте сроки подачи форм. Форма W-2 должна быть подана до 31 января, форма 1099-NEC — до 31 января.
• Используйте бухгалтерские сервисы. Инструменты вроде Gusto или QuickBooks помогут автоматизировать процесс удержания и подачи налогов.

7. Почему стоит обратиться к USA2GO?

• Консультации по найму: Поможем правильно определить статус работников и избежать ошибок.
• Подготовка налоговых форм: Мы возьмём на себя подачу W-2, 1099 и других отчётов.
• Работа с нерезидентами: Обеспечим соответствие международным налоговым договорам.

Заключение

Оформление сотрудников и подрядчиков в США требует внимательности и соблюдения всех юридических и налоговых требований. Правильный подход к найму позволит вам избежать штрафов, минимизировать риски и сосредоточиться на развитии бизнеса. Если вы хотите упростить процесс, команда USA2GO готова помочь вам на каждом этапе.

Нужна помощь с оформлением сотрудников или подрядчиков?

Свяжитесь с USA2GO! Мы поможем подготовить все необходимые формы, настроить налоговый учёт и минимизировать риски.

Запишитесь на бесплатную консультацию прямо сейчас!